Сутність проекту та його оточення

Автор | 11.10.2017

Управління будь-якого господарюючого суб’єкту (підприємства, організації, фірми) через проекти здійснюється в багатьох країнах світу і такий підхід уже довів свою здатність істотно підвищувати ефективність управлінських рішень. Вітчизняна практика проектування зазвичай відносила до проектів науково-дослідну, проектно-конструкторську та архітектурно-будівельну діяльність, оскільки під проектом розумілася сукупність документів, розрахунків, креслень, не обхідних для створення будь-яких виробів чи споруд. Сучасне тлумачення проекту виходить за вищевказані межі та в широкому розумінні включає всі види діяльності.

Наприклад, діяльність, якою можна управляти, як проектом, — це проведення телевізійного шоу, організація молодіжного фестивалю, видання журналу, запровадження дистанційного навчання у конкретному ВНЗ, створення соціальної служби для безпритульних, зміна іміджу політичного діяча, будівництво супермаркету тощо.

Слово «проект» походить від латинського слова «projectum», яке утворилося із слів «pro» и «jacere» і означає «закинутий уперед». У спеціальній літературі різноманітність визначень поняття «проект» (project) пояснюється передусім різними методологічними підходами. Наведемо кілька з них.

Проект — це:

– будь-що, що планується чи замислюється, велике починання;

– обмежена за часом і витратами система операцій (робіт), спрямована на досягнення низки обумовлених результатів або продуктів (задум, необхідний для досягнення цілей проекту) на рівні вимог і стандартів якості [3];

– певне починання з початково встановленими цілями, досягнення яких означає завершення проекту [3];

– окреме починання з конкретними цілями, які часто включають вимоги до часу, вартості та якості результатів, що досягаються [3];

– певне завдання з визначеними вихідними даними й встановленими результатами (цілями), що обумовлюють спосіб його ви рішення [3];

– одноразовий комплекс взаємопов’язаних заходів, спрямований на задоволення визначеної потреби шляхом досягнення конкретних результатів при встановленому матеріальному (ресурсному) забезпеченні з чітко визначеними цілями протягом заданого періоду часу [15].

Проект – це комплекс взаємопов’язаних заходів, розроблених для досягнення певних цілей протягом заданого часу при встановлених ресурсних обмеженнях [13].

Найважливішими складовими тлумачення проекту є чітка орієнтація на результативність заходів, необхідність їх досягнення у визначений проміжок часу в умовах обмеженості ресурсного забезпечення.

В управлінні проектами необхідно розрізняти поняття «проект», «план», «програма», які іноді неправомірно ототожнюють.

План (plan) це фіксація системи цілей, задач і засобів, які передбачають спрямовану зміну ситуації при передбаченому стані середовища.

Програма (programme) це сукупність взаємопов’язаних проектів (які виконувались у минулому, тих, які виконуються сьогодні та запланованих), а також комплекс організаційних змін, об’єднаних загальними цілями і спрямованих на досягнення конкретної комерційної вигоди.

Програма — це ряд пов’язаних один з одним проектів, управління якими координується для досягнення переваг і ступеня керованості, що робиться неможливим при управлінні ними окремо. Виконання окремого проекту в складі програми може не давати відчутного результату (доходу), у той час як здійснення всієї програми забезпечує максимальну ефективність (прибуток).

Розрізняють три категорії програм:

1) стратегічні програми — групи проектів, які виникли в результаті змін стратегічних цілей компанії й покликані здійснити зміни; Наприклад, реорганізація, диверсифікованість бізнесу, злиття або поглинання.

2) програми, пов’язані з бізнес-циклом. Наприклад, розробка зведеного бюджету — програма, окремими проектами якої є розробка зведеного бюджету на певний період.

3) одноцільові програми. Наприклад, створення нового літака, запровадження дистанційної освіти у вітчизняних ВНЗ.

Часто програму розглядають як один великий проект. Але, на відміну від проекту, програма не обов’язково повинна мати дату завершення [10].

Управління проектом – це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, ресурсам, а також якості кінцевих результатів проекту (документованих, наприклад, у технічному завданні). За більше ніж тридцять років, протягом яких застосовується технологія управління проектами, був розроблений цілий ряд методик і інструментів, покликаних допомогти менеджерам проектів управляти цими обмеженнями. Для того, щоб ефективно управляти обмеженнями проекту використовуються методи побудови і контролю календарних графіків робіт. Для управління ресурсними обмеженнями використовуються методи формування фінансового плану (бюджету) проекту і, у міру виконання робіт, здійснюється моніторинг, із тим, щоб не дати витратам вийти з під контролю. Для виконання робіт потрібне відповідне ресурсне забезпечення, для цього використовують спеціальні методи управління людськими і матеріальними ресурсами (наприклад, матриця відповідальності, діаграми завантаження ресурсів). З трьох основних обмежень трудніше усього контролювати обмеження по заданих результатах проекту. Проблема полягає в тому, що завдання часто важко і формулювати, і контролювати. Для вирішення даних проблем використовуються, зокрема, методи управління якістю робіт.

Отже, керівники проектів відповідають за три аспекти реалізації проекту: терміни, витрати і якість результату. Відповідно до звичайного принципу управління проектами, вважається, що ефективне управління термінами робіт є ключем до успіху по всіх трьох показниках. Тимчасові обмеження проекту часто є найбільше критичними. Там, де терміни виконання проекту серйозно затягуються, дуже ймовірними наслідками є перевитрата коштів і недостатньо висока якість робіт. Тому, у більшості методів управління проектами основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка.

Подальшу роботу над темою доцільно спрямувати на розгляд ознак проекту.

До основних ознак проекту належать:

  1. Кількісна вимірюваність.

Це означає, що всі витрати і вигоди від проекту повинні бути визначені кількісно, оскільки аналітик дає оцінку проекту, спираючись на цифри.

  1. Часовий горизонт дії.

Жодний проект не може існувати без обмежень у часі, в яких є дві цілі:

– визначення періоду, під час якого успіх або невдача проекту можуть бути визначені;

– оцінка реальної цінності фінансових витрат і вигод неможлива без урахувань обмежень у часі.

  1. Цільова спрямованість.

Проект завжди направлений на досягнення якоїсь конкретної мети, задоволення якоїсь потреби.

Таке спрямування припускає, що є бажаний виміряний результат, якого можна досягнути за визначений термін.

  1. Життєвий цикл.

Кожний проект, незалежно від його складності та обсягу дій, необхідних для його виконання, проходить у своєму розвитку визначені форми стану від задуму до реалізації.

  1. Системне функціонування проекту, елементний склад.

Між елементами проекту існує взаємозв’язок. Проте склад проекту не завжди залишається незамінним: деякі його елементи можуть з являтись або виходити з нього.

  1. Існування в певному зовнішньому середовищі,

елементи якого мають значний вплив на проект. Тому проект треба аналізувати обов’язково з урахуванням умов середовища, в якому він здійснюватиметься.

Подальшу роботу над темою доцільно спрямувати на розгляд взаємовпливу проектів. Залежно від взаємовпливу розрізнюють такі види проектів [19]:

– незалежні;

– взаємовикликаючі;

– умовні

– заміщуючі

– синергетичні

Особливий інтерес під час вивчення становить різноманітність проектів, що зустрічаються. Слід зазначити, що проекти можна класифікувати за різними критеріями [5,15,16]:

за класом проекту (складом і структурою самого проекту та його предметної галузі): монопроект – окремий проект різних типів, видів та масштабів; мульти проект – комплексний проект, що складається з ряду монопроектів і потребує застосування багатопроектного управління; мегапроект – цільові проірами розвитку регіонів, галузей та інших утворень, які включають до свого складу ряд моно- і мультипроектів; подальшу роботу над темою належить продовжити спрямовуючи зусилля на з’ясування середовища проекту, оскільки життєздатність проекту максимально залежить від середовища в якому проект виникає, існує і завершується. Як правило, до факторів найближчого оточення проекту належать сфери фінансів, збуту, виробництва, матеріального забезпечення, інфраструктури, а також керівництво підприємства, оскільки саме воно визначає цілі та основні вимоги щодо проекту, його реалізації, методів управління.

Оточення проекту – це зовнішні та внутрішні чинники, що на нього впливають. Наведемо характеристику сфер зовнішнього середовища та можливих проявів його впливу на проект згідно з результатами дослідження Михайловської О.В. [9].

  1. Фінансова сфера. Визначає бюджетні межі проекту з урахуванням кошторису для виробництва продукту та покриття витрат на проект, а також способи й джерела фінансування проекту.
  2. Виробнича сфера. Пов’язана з ринком засобів виробництва Висуває специфічні вимоги до проекту, наприклад: рекомендації з використання технологій та устаткування, вимоги щодо завантаження ділянок виробництва, що простоюють, відмова від певних технологічних процесів, узгодженість вимог до проекту з можливостями ринку засобів виробництва та ін.
  3. Збутова сфера. Формує важливі вимоги та умови до проекту, пов’язані з ринком збуту та визначені рішеннями покупців, наявністю та діями конкурентів
  4. Сфера матеріального забезпечення. Пов’язана з ринком сировини та напівфабрикатів і формує вимоги до проекту, що випливають з можливості забезпечення сировиною, матеріалами й устаткуванням за прийнятними цінами.
  5. Сфера кадрового забезпечення. Визначає вимоги до кадрового потенціалу організацій, які беруть участь у розробці проекту, його здійсненні та експлуатації, рівня професіоналізму менеджерів і команди, яка управляє проектом.
  6. Сфера інфраструктури. Висуває вимоги до проекту та його забезпечення, оскільки пов’язана з ринком послуг та різноманітним сервісом. Сюди належать вимоги до реклами, транспорту, зв’язку, телекомунікації, інформаційного і різного виду інженерного та іншого забезпечення.

Слід зазначити, що і внутрішнє середовище проекту має велике значення для його успішної реалізації, оскільки саме внутрішні фактори сприяють чи навпаки заважають досягненню поставлених цілей проекту. Розглянемо найбільш значущі з них:

  • економічні (пов’язані з кошторисом і бюджетом проекту, цінами, податками та тарифами, ризиком і страхуванням, стимулами, пільгами та іншими економічними факторами, що діють всередині проекту та визначають його основні вартісні характеристики);
  • соціальні (характеризуються забезпеченням стандартних умов життя для учасників проекту, рівнем заробітної плати, наявністю комунальних послуг, наданням соціальних умов (школи, дитячі садки, медобслуговування, умови для відпочинку та ін.); умови праці і техніки безпеки, страхування та соціальне забезпечення тощо);
  • стиль керівництва проекту (визначає психологічний клімат та атмосферу в команді проекту, впливає на її творчу активність і працездатність);
  • організація проекту (визначає співвідношення між основними учасниками проекту, розподіл прав, відповідальності та обов’язків, а також впливає на успіх здійснення задуму. Команда проекту є “мозковим центром”, двигуном та виконавчим органом, від якого залежать його прогрес та успіх);
  • методи та засоби комунікації (визначають повноту, вірогідність та оперативність обміну інформацією між зацікавленими учасниками проекту. Це, по суті, нервова система проекту, від ступеня досконалості якої залежить його успіх) [8].
  1. Актуальні питання економіки та управління у сучасних соціально-економічних умовах: збірник матеріалів міжнародної науково-практичної інтернет-конференції 14–15 жовтня 2013 р. – Дніпропетровськ : «Герда», 2013. – 313 с. – (серія «ЕКОНОМІКА І УПРАВЛІННЯ»)
  2. Богданов В.В. Управление проектами  в Microsoft  Project  2007: учебный  курс  /  В.В. Богданов. – СПб. : Питер, 2007. – 592 с.
  3. Верба В.А. Проектний аналіз: [підручник] / В.А. Верба, О.А. Загородніх. – К. – КНЕУ, 2000. – 322 с.
  4. Гультяев А.К. Microsoft Office. Project  Server  2003.  Project  Professional  2003.
  5. Заводський Й.С Менеджмент. Том 1. – К.: УФИМБ, 1997. – 543с.
  6. Зубов А. Microsoft  Project  2003:  Популярный  самоучитель  / А.  Зубов. –  СПб.  Питер, 2005. – 256 с.
  7. Кобиляцький Л.С Управління проектами: [навч. посіб] / Кобиляцький Л.С. – К.: МАУП, 2002. – 200 с.
  8. Митяй О.В. Проектний аналіз / Митяй О.В. – К.: Знання, 2011. – 311 с.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

CAPTCHA ImageChange Image